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09.11.2018

SXSW: istruzioni per l’uso

Cos’è il SXSW?

Con l’acronimo SXSW si intende il South By Southwest, ovvero il più grande showcase festival conosciuto a livello internazionale. Ogni anno, dal 1987, la città di Austin (Texas) si trasforma nella capitale mondiale dell’innovazione, della creatività, della musica, del cinema, del gaming e della tecnologia.

Come la maggior parte degli showcase festival, oltre che dai fan, il pubblico del SXSW è principalmente formato da addetti ai lavori, booker, manager, discografici, giornalisti, speaker radiofonici, uffici stampa e promoter che vanno “a caccia” di nuovi talenti nella line up del festival (composta ogni anno da oltre 500 act provenienti da tutto il mondo).
Nel 2019 il SXSW si terrà dall’8 al 17 marzo e la parte di festival dedicata alla musica sarà quella dall’11 al 17 marzo.

 

Com’è strutturato il SXSW?

Durante il giorno, in particolar modo la mattina, il cuore pulsante del festival è l’Austin Conference Center (nella cosiddetta “Downtown Austin Area”): oltre a essere la sede di corsi, seminari, workshop e meeting sui temi di cinema, tech, education e musica, è il quartier generale di ogni nazione e azienda presente al SXSW. Il centro conferenze è infatti la sede degli stand fieristici dove ogni paese può mettere in vetrina aziende e artisti, che spesso si esibiscono tra i booth in degli showcase acustici.
Già dal primo pomeriggio iniziano invece i concerti, le reception, le feste, e i mini festival, di solito organizzati da export office, brand, etichette, radio, e soprattutto testate musicali (Pitchfork, BBC, Vevo, Brooklyn Vegan, The Fader…) che continuano fino a notte inoltrata in tutti i locali del quartiere, principalmente sulla 5th, 6th, 7th, 8th street.

 


Hinds al SXSW 2016 – 16 showcase in 4 giorni.

 

Perché dovrei partecipare al SXSW?

I motivi per partecipare al SXSW possono essere i più disparati, l’importante però è averli. Come per ogni altro showcase festival, è inutile partecipare con il solo scopo generico di “suonare all’estero”, visto che non si tratta di normali festival ma di eventi con un chiaro obiettivo commerciale (sia pur legato magari alla sola promozione). Ricordiamo anche che Austin si trova negli USA, e che partecipare allo showcase festival comporta un notevole investimento per le spese di viaggio e alloggio.
Data l’entità dell’investimento (dagli 800€ ai 1500€ a persona), è quindi fondamentale avere una finalità commerciale legata alla propria partecipazione: può trattarsi di trovare un’agenzia per organizzare un tour in USA, o ottenere dello spazio sulla stampa musicale americana, o ancora trovare un’etichetta americana.
I motivi per partecipare devono trasformarsi in obiettivi concreti da perseguire i mesi precedenti, i giorni durante e le settimane seguenti al SXSW, tenendo ben presente che la partecipazione al festival non porterà in automatico a dei risultati.

A differenza di tutti gli altri showcase festival di cui vi abbiamo parlato, il SXSW è molto più grande, molto più dispersivo e più complicato dal punto di vista organizzativo e di raccolta contatti pre-evento. Come molti altri showcase festival il SXSW offre ai delegati l’accesso ad un database di partecipanti, ma non è molto utilizzato e di conseguenza non è efficace quanto in altri eventi europei. Per questo motivo, è importante partire avendo già una rete-base di persone da incontrare, o di contatti chiave che si vuole raggiungere durante i giorni ad Austin.   

Tutto ciò dovrebbe far scattare qualche domanda nelle persone che stanno per compilare il form di partecipazione: è il momento giusto? Ho tutte le carte in regola per partecipare? (per capire come rispondere, vai al prossimo punto).

 

Come e quando fare domanda per suonare al SXSW? Cosa succede se vengo selezionato?

Ogni anno, verso fine giugno, SXSW apre online una call pubblica per la selezione degli act dell’edizione successiva. Gli artisti possono fare domanda compilando il form d’application sul sito del festival. Solitamente la call si chiude a fine ottobre e nei mesi successi il festival comunica gli artisti selezionati, pubblicandoli sul sito e sui propri social.
È previsto il pagamento di una fee per inviare la propria candidatura. Per l’edizione 2019, f
ino al 13 settembre il costo d’iscrizione è di 35$, mentre si potrà fare application fino al 25 ottobre pagando 55$.
Prima di inviare la propria candidatura bisogna fare qualche considerazione e calcolo perché la selezione e soprattutto la partecipazione abbiano dei buoni risultati.

È il momento giusto per suonare al SXSW se:

  • ho un manager o altra figura professionale che mi accompagna e che si può occupare di fare networking/business per raggiungere i miei obiettivi sul mercato americano
  • ho un obiettivo preciso (es: trovare un booking, un’etichetta, trovare date nei festival estivi, avere un po’ di spazio sulla stampa americana etc)
  • non sono alle prime armi
  • ho già qualche contatto con dei professionisti dell’industria musicale americana
  • ho un nuovo disco o nuovo materiale da promuovere (video, singolo, ep)
  • ho già in programma un tour o alcune date in US
  • ho già suonato ad altri showcase festival
  • è uscito qualche articolo sulla mia band / progetto musicale sulla stampa americana
  • il mio disco è uscito con/insieme a un’etichetta americana
  • ho già un minimo di seguito sui miei social (sui quali comunico anche in inglese)

I punti sopra elencati non sono tutti indispensabili e necessari, ma averne qualcuno o più di uno non fa che giovare al processo di selezione, e soprattutto all’efficacia della partecipazione al festival.

Una volta selezionati, il festival assegnerà agli artisti uno slot per suonare (solitamente un set breve dai 20 ai 40 minuti). Se il paese di provenienza dell’artista ha una rappresentanza “ufficiale” al festival, e questa organizza uno showcase, l’artista verrà di norma fatto esibire durante quello showcase.
Dal 2014, la presenza italiana al SXSW è organizzata dalla FIMI (Federazione Industria Musicale Italiana), implementata dall’azienda Music Experience Roma s.r.l. e con il supporto economico dell’ICE (Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane).

Visto l’investimento che comporta il SXSW per artisti e operatori, la possibilità di suonare più volte durante i giorni del festival è molto ambita. Per questo, nei mesi (o addirittura negli anni) precedenti all’evento, i manager e gli agenti cercano attraverso i loro contatti di ottenere altri palchi per far esibire i propri musicisti (va da sé che i più ambiti sono quelli curati dalle testate musicali, come Pitchfork, Brooklyn Vegan e The Fader).

 

Costi

Come per un qualsiasi viaggio, in particolare transatlantico, prima si prenota e più si risparmia: non appena si ha la conferma ufficiale da parte del festival, la cosa migliore da fare è prenotare i voli, che di solito si aggirano tra gli 800€ e i 1000€.
Per quanto riguarda l’alloggio invece, su richiesta, il festival offre ai musicisti selezionati posti (a numero limitato) nelle case dei residenti di Austin, che ospitano gli artisti in cambio di pass per i concerti.
Altrimenti, sarà necessario provvedere autonomamente all’alloggio, che nei giorni del SXSW è molto caro: in molti infatti optano per delle sistemazioni lontane dal quartiere dove si svolge il SXSW, investendo poi somme più piccole sul trasporto pubblico, sui taxi o sui servizi di trasporto collettivi (tramite app come Uber o Lyft).

Essendo uno degli showcase festival più importanti del music business internazionale, il SXSW rientra tra gli eventi di interesse strategico di Italia Music Export – SIAE, per la quale si potrà richiedere il rimborso spese chiamato ‘Supporto Showcase’: ogni musicista selezionato dagli organizzatori del festival riceverà un rimborso spese di 500€ per coprire parte delle spese di viaggio.
Possono beneficiare del contributo tutti gli artisti o band italiani selezionati per uno showcase dal SXSW e che si esibiscano con un repertorio di brani depositati in SIAE.


Per tutti coloro che invece parteciperanno al SXSW da addetti ai lavori, il costo del biglietto va dagli 825$ ai 1325$ a ridosso dell’evento (vedi tabella più sotto).
Per quanto riguarda infine il costo di cibo e bibite, Austin viaggia intorno ai 7$ per una birra media e intorno ai 20-25$ per una cena in un ristorante (le specialità sono il BBQ , Tex-Mex e i margarita).

 

Visti

Capitolo fondamentale per poter suonare al SXSW è quello dei visti.
Per entrare nel territorio americano bisogna ottenere un visto: il SXSW consiglia a tutti i musicisti che si esibiranno al festival di richiedere il visto B1/B2. Per gli accompagnatori o per tutti i professionisti che si recheranno al SXSW come visitatori, basterà fare domanda online per l’ESTA (Electronic System Travel Authorization).
Per controllare che si abbiano tutti i requisiti per richiedere l’ESTA, clicca qui e fai il test dell’Ambasciata e Consolati degli Stati Uniti d’America.

Nel caso in cui l’artista abbia già in programma altre date o live session (anche a titolo gratuito) al di fuori del programma ufficiale del SXSW, il visto da richiedere è l’O o il P.

Per quanto riguarda le tempistiche dei visti O o P, è bene iniziare le procedure almeno 6 mesi prima della partenza, mentre per il visto B1/B2 è necessario un anticipo di minimo 2 mesi.

Su questa pagina, questo link e sul sito del SXSW trovate tutte le informazioni ufficiali riguardanti i visti per gli USA (da leggere assolutamente).

 

Cosa fare prima, durante e dopo SXSW

Una volta ricevuta la conferma ufficiale da parte degli organizzatori del festival, inizia il lavoro pre-evento. I partecipanti e gli artisti selezionati hanno accesso al database del sito, dove poter trovare i contatti di tutti i professionisti che saranno al festival.
Cosa fare con questi contatti? Come prima cosa, è necessario individuare quelli utili al raggiungimento del proprio obiettivo, qualunque esso sia, e cercare di organizzare il maggior numero di appuntamenti con loro durante i giorni del festival.
Esempio: voglio trovare un’etichetta americana che pubblichi e distribuisca il mio disco in USA? Cercherò di contattare il maggior numero di label manager presenti nel database del sito chiedendo un incontro.
Voglio valutare l’ingaggio di un ufficio stampa per la promozione del mio nuovo disco in America? Scriverò agli uffici stampa presenti a SXSW per conoscerli e gettare magari le basi di una collaborazione.
Voglio invitare qualche giornalista al concerto del mio artista? Perché non scambiarci due parole di persona e dargli qualche materiale da ascoltare per invogliarlo a partecipare e chissà a recensire il live?

Per ottenere risultati, le mattine e i pomeriggi a SXSW  devono essere piene di appuntamenti e nel caso in cui si abbiano due ore libere, il modo giusto per riempirle è conoscere nuove persone in giro tra la 5th e la 6th street: con una mano ci si scambiano biglietti da visita, con l’altra si beve un margarita!

Come già detto sopra, a differenza degli altri showcase festival, contattare gli altri partecipanti e professionisti tramite il database del sito risulta più difficile che in altre manifestazioni. Per questo, la condizione ottimale per partecipare al SXSW sarebbe quella di avere già dei primi contatti con il mercato americano e andare al festival per consolidarli oppure conoscere qualcuno che possa introdurre il vostro progetto a professionisti americani.

Infine, un altro modo efficace per farsi contatti è quello di partecipare alle conferenze, agli showcase, alle feste e cercare di individuare i professionisti che possono essere interessati al vostro progetto. Come? Grazie ai badge che ogni partecipante porta al collo durante il festival con su scritto nome, cognome e professione.

Una volta rientrati in Italia e disfatta la valigia, bisogna tirare le somme: passare a setaccio tutti i biglietti da visita raccolti e impegnarsi nel cosiddetto ‘follow up’ con le persone che si sono incontrate e con le quali si vuole collaborare e approfondire i discorsi iniziati nella capitale del Tex-Mex.

 

Sei hai letto questa mini guida e pensi di avere i requisiti per partecipare, puoi richiederci via email un codice sconto per compilare l’application e qui trovi il form per suonare a SXSW 2019. (Hai tempo fino al 25 ottobre).